Pracujete často z domu? Pokud zastáváte kancelářskou práci, je to v současné době velmi pravděpodobné. Mám pro vás pět vyzkoušených tipů na nástroje, které vám home-office zjednoduší. Neztrácejte při práci zbytečně čas, který můžete využít smysluplněji a efektivněji.
1. Pracujte chytře a produktivně
Pro veškeré každodenní úkoly používejte digitální nástroje. Zefektivníte tím nejen svoji práci ale také váš život. Za sebe mohu doporučit aplikaci G-Suite od společnosti Google, která nabízí vše, co potřebujete ke své práci. Balíček mimo jiné obsahuje emailový server (Gmail), kalendář, videokonference (Hangouts) a sdílený disk. Všechny nástroje je navíc možné bez jakýchkoli problémů používat na počítači, telefonu i tabletu.
Dalším často používaným nástrojem je Office 365, balík ze stáje společnosti Microsoft. Disponuje neméně dobrým vybavením pro práci z domu, taktéž je k dispozici pro všechna vaše zařízení. Navíc si můžete vybrat ze tří druhů licence – pro domácnosti, pro firmy a pro vzdělávání. Je pouze na vás, která vyhovuje vašim potřebám.
Možná některý z výše zmíněných kancelářských balíků už používáte. Naučte se vymáčknout z jejich potenciálu vše. Jak společnost Google, tak i Microsoft poskytují výukové průvodce, díky nimž se naučíte jednotlivé nástroje využívat při práci naplno.
Speciálním tipem na aplikace vedoucí ke zvýšení produktivity jsou Noisli a Pomodoro. Noisli umožňuje namíchání zvukové kulisy tak, abyste se mohli maximálně soustředit na jeden úkol. Pomodoro je webová aplikace, díky níž, si můžete trackovat čas strávený nad různými úkoly v pětadvacetiminutových sprintech.
2. Komunikujte efektivně a odkudkoliv
Telefonujte a využívejte videohovory. Můžete tak čas, který byste strávili na cestách na obchodní schůzky a jednání, využít lépe. Díky těmto osvědčeným nástrojům můžete snadno a efektivně spolupracovat nejen se svými kolegy a obchodními partnery.
- Slack – velmi populární nástroj pro komunikaci týmu či jednotlivců.
- Hangouts Chat a Hangouts Meet – platformy, které jsou součástí G-Suite balíku. Se službou Meet se k pracovním videohovorům připojíte zcela bez starostí, navíc lze skrz platformu snadno plánovat schůzky, protože je propojena přímo s Kalendářem. Chat umožňuje posílání zpráv i skupinové konverzace a díky speciálním virtuálním místnostem lze sledovat postup projektů a plnění jednotlivých úkolů.
- Komunikační služba Teams od společnosti Microsoft umožňuje mimo jiné vytvořit kanál pro specifické pracovní skupiny: v něm je možné ukládat dokumenty, chatovat nebo sdílet poznámky.
- Go to meeting – oblíbený nástroj na telefonování.
- ZOOM – platforma vhodná k online meetingům či videohovorům.
3. Plánujte
Díky lepší organizaci vašeho kalendáře vám zbude více času, který můžete trávit s nejbližšími. Vytvořte si harmonogram, který můžete sdílet s ostatními, shromažďovat zpětnou vazbu, vést úspěšnou schůzku, pořizovat si poznámky online. Pomoci vám mohou nástroje jako:
- Google Calendar – jednoduchá aplikace od googlu, která spolehlivě zastane papírový diář.
- Microsoft Outlook – je součástí balíku Office 365, oblíbený v korporátním prostředí.
- Evernote – oblíbená aplikace na organizování, kam si uložíte text, fotky i hlasovou nahrávku.
- Timetree – kalendářová aplikace, pomocí níž si můžete efektivně rozplánovat svůj čas.
4. Tvořte nástěnky
Ulehčete si práci při plánování a řízení projektů. Používejte nástěnky! Na tvorbu nástěnek či vizuálních map můžete využít řadu nástrojů.
- Trello – oblíbená virtuální nástěnka, kam si připínáte nejrůznější úkoly, témata nebo problémy, které musíte řešit.
- Miro – celosvětově oblíbené a používané mnoha předními firmami. Aplikace se hodí na běžné vkládání lístečků a skicování, ale umožňuje vytvářet i diagramy, myšlenkové mapy či canvasy
- Figma – oblíbený nástroj především mezi jedinci pracujícími v oblasti designu a návrhářství.
5. Uspořádejte si myšlenky
Stresuje vás tempo pracovního života? Myšlenky vám neuspořádaně běhají sem a tam? Neustále po vás někdo něco chce a deadliny se přibližují? Potřebujete svým myšlenkám dát řád?
Vyzkoušejte techniku mindfulness. Pomůže vám eliminovat stres a uspořádat si myšlenky v hlavě. Tato technika všímavosti nám pomáhá soustředit se v aktuální chvíli pouze na jedinou věc, kterou právě řešíme. Mindfulness pomáhá snižovat hladinu stresu, díky čemuž se cítíme lépe při plnění pracovních úkolů.
Pro začátek doporučuji začít krátkým dvouminutovým cvičením, které sestavila koučka Melody Wilding.
Jediné, co musíte udělat, je odpovědět si na následující tři otázky:
- Co bylo to nejlepší, co se mi dnes stalo?
- Co bylo to nejhorší, co se mi dnes stalo?
- Udělali jste dnes něco, na co jste pyšní?
Pokud chcete své dovednosti mindfulness ještě více rozšířit, doporučuji vyzkoušet online kurz, který je dostupný v rámci Google Digitální garáže. V kurzu se naučíte používat techniky všímavosti tak, abyste snížili stres a zlepšili svou pohodu a pracovní výkon.
Speciálním tipem je webová aplikace Bettermind, která po dobu 30 dnů učí své uživatele pracovat se stresem pomocí speciálních technik.
