Nečekané problémy se mohou objevit takřka kdykoliv během jakéhokoliv procesu. Problémy jsou ale často jen příznaky daleko hlubších záležitostí. Může se tedy stát, že rychlé a povrchové řešení problému daný problém zkrátka nevyřeší. Techniky 5x Proč? a 6 otázek jsou efektivní nástroje k odhalení nejen aktuálních potíží, ale i potíží budoucích. Kdy je tedy vhodné techniky využít? A jak je provádět správně? Pojďme se na tyto kreativní metody podívat blíže. 
Kde se metoda 5x Proč vzala?
S touto metodou přišel pro Toyota Motor Corporation Taiichi Ohno a Toyota ji stále používá. Podívejte se na krátké video, které tuto metodu představuje. A pokud chcete příklad, jak metoda funguje v češtině, Wikipedie uvádí jednoduchý příklad s nepojízdným autem. Podle tvůrce metody je klíčové odpovědět si pětkrát na otázku: ”Proč?”. Je to jednoduchý způsob, jak objevit skutečný problém, a tak i vhodné řešení přímo šité na míru.
Jedním z klíčových faktorů implementace techniky je provést informované rozhodnutí. To znamená, že proces rozhodování by měl být založený na povědomí o tom, co se skutečně v celém procesu děje. Přesněji řečeno, analýza problému od kořenů by měla zahrnovat lidi s praktickými zkušenostmi.
Kdy a kde metodu 5x Proč používat?
- v týmu
- k definování problému
- k odhalení případných hrozeb
- k provedení dalších kroků
Technika 5x Proč v praxi
Při aplikaci techniky 5x Proč je třeba se dostat k podstatě problému a poté jej opravit. Přičemž zdroj problému může být někdy zcela neočekávaný.
Často jsou problémy považovány za problémy technického rázu, zapomínáme však, že se může jednat o zádrhel procesní, kde hraje hlavní roli lidský faktor. Je to důvod, proč hledání a eliminace klíčového problému je rozhodující, pokud se chcete vyhnout opakování problémů.
Jak správně aplikovat techniku 5x Proč?
- Vytvořte tým lidí, kteří výzvě rozumí a jsou s ním natolik seznámení, že jsou schopní objevit příčinu problémů. Vyberte jednoho facilitátora.
- Problém jasně popište a napište ho na viditelné místo, např. na flipchart.
- Položte si otázku začínající na “Proč?” – např. “Proč tento problém nastal?”, “Proč se děje to, co se děje?”
- Svou odpověď zapište a následně si opět položte další otázku “Proč…”.
- Tento bod opakujte minimálně pětkrát.
- Před sebou byste teď měli mít možnou příčinu původního problému, která se zpočátku nemusela zdát zřejmá.
- Začněte pracovat na řešení původního problému.
Můžete pozorovat, že z hlavní příčiny počátečního problému se stal problém povrchový, nikoliv jádro problému. A že skutečný problém je vlastně docela překvapivý.
Účelem analýzy 5x Proč je podrobně zkoumat určitý problém. Na paměti ale mějte, že samotné číslo 5 je jen číslo. Proto se ptejte “Proč” tak často, jak jen to bude potřeba pro situaci, ve které se právě nacházíte, a učiňte poté adekvátní kroky.
Metoda 6 otázek (5W1H)
Nejste s výsledkem spokojeni? Nedaří se vám najít příčinu? Zřejmě si nekladete ty správné otázky, které vám pomohou lépe uchopit řešený problém. Stačí se přitom zeptat na ty nejzákladnější aspekty problému: KDO, CO, KDE, KDY, PROČ a JAK? V angličtině se pro tuto metodu vžila zkratka 5W1H. Zkrátka je třeba jít do hloubky a být konkrétní.
Proveďte potřebné kroky
Poté, co tým detekuje klíčový problém, je čas pro nápravné kroky. Do tohoto procesu by měli být zapojeni všichni členové diskuze za účelem najít a aplikovat to nejlepší možné řešení, které chrání proces od stále opakujících se problémů.
