Projektový manažer (PM) je zodpovědný za každodenní řízení projektů a musí být kompetentní v mnoha oblastech, jako je například kontrola kvality odevzdaných výstupů specialistů, time managementu, oblast financí nebo třeba plánování úkolů. Přečtěte si, jak vypadá každodenní práce projektového manažera.
Obsah
Kdo je projektový manažer
Projektový manažer je ten, kdo se stará o vaše projekty a se kterým komunikujete, když se s námi rozhodnete spolupracovat. Organizuje, plánuje práci specialistů a zároveň pracuje v omezení, jako jsou například rozpočty a čas. Je v podstatě takovou spojkou mezi specialisty a klientem, a na projekt dohlíží až do jeho ukončení.
Ve výsledku je ale jeho práci těžké definovat. Protože spíše než co projektový manažer dělá, byste se mohli ptát na to, co nedělá. Pojďme si to ale přece jen zkusit popsat.
Co je obsahem práce projektového manažera
Projekty, které PM řídí, jsou většinou rozděleny do několika fází – zahájení, plánování, realizace a uzavření. Z toho realizace může trvat klidně několik let, pokud se klient rozhodne pro delší spolupráci.
V průběhu spolupráce je PM zodpovědný za:
- Vymezení rozsahu projektu
- Držení se plánu
- Plánování nákladů a dodržování rozpočtu
- Zadávání práce specialistům a jejich kontrola
- Dokumentování průběhu spolupráce
- Komunikaci s klienty
- Posuzování případných rizik
- Řešení případných problémů
- Zajištění kvality výstupů práce
Plánování projektu
Od samého počátku je projektový manažer zodpovědný za definování rozsahu projektu a za sladění se s klientem i celým týmem specialistů. Toto je část, kdy PM zajišťuje, aby projekt dával strategicky smysl, aby měl jasný cíl a domlouvá s klientem, jak ten cíl bude vypadat.
V této fázi projektový manažer už zná plán projektu, který definoval na základě jeho rozsahu, očekávání, rozpočtu a finančních a časových požadavků. Plánování hned na začátku spolupráce je nezbytné pro hladký průběh daného projektu.
TIP na čtení: Co je to sales a marketing funnel a proč ho zahrnout do strategie firmy?
Řízení projektu
Jakmile má projektový manažer hotový plán, musí učinit kroky pro jeho realizaci. K tomu potřebuje čas, peníze a specialisty, jinak řečeno – potřebuje zdroje. Ty je nutné řídit, což je ta nejhlavnější a nejsložitější práce projektového manažera. Především proto, že zdroje jsou (a budou) vždy omezené.
Jako projektový manažer nikdy nebudete mít k dispozici tolik zdrojů, kolik byste chtěli. Proto je vaše zodpovědnost projekt řídit tak, aby nebyly přesaženy ty, které máte k dispozici.
Zachování chladné hlavy
I když máte projekt skvěle naplánovaný, téměř vždy se stane, že se v nějaké fázi od plánu odchýlíte. Dobrý projektový manažer ale očekává neočekávané. Dopředu posoudí rizika, takže ví, na co si v průběhu řízení projektu dát pozor. Průběžně sleduje své zdroje a z případných odchylek se nehroutí, ale je schopný je efektivně řešit.
TIP na čtení: Archetypy aneb Zaujměte své zákazníky správným nastavením značky
Motivace specialistů
Pokud budete přemýšlet o tom, co tedy projektový manažer dělá, nejspíš se vám vybaví již zmiňovaná práce se zdroji, rozpočty a plánování. I když jsou tyto aspekty samozřejmě velmi důležité, dobrý projektový manažer není pouze přizpůsobivý, ale také emočně inteligentní.
Emoční inteligence mu umožňuje porozumět tomu, co motivuje každého člena týmu k dobře odvedené práci. Umožňuje mu předcházet nedorozuměním a konfliktům a činí kroky k tomu, aby se všichni specialisté cítili dobře. Protože šťastní a spokojení zaměstnanci jsou produktivnější. V Uniferu považujeme motivaci a spokojenost specialistů za jeden z nejdůležitějších aspektů projektového managementu.
Reportování práce na projektu
Dobrý projektový manažer ví, že projekt odevzdáním nekončí. Musí počítat s tím, že se klient ozve s případnými připomínkami nebo že nastane nějaká nečekaná chyba, kterou bude muset řešit.
Šanci, že se to stane, ale může minimalizovat kontrolou a reportováním práce, která se na projektu dělala. Všechny informace pak má k dispozici nejen PM, ale také klient.
TIP na čtení: Webové standardy aneb Co od nás můžete očekávat při tvorbě webu
Jaké schopnosti by PM měl mít
VEDENÍ
Po celou dobu projektu vede specialisty ke správnému výkonu a odevzdání práce.
KOMUNIKACE
Měl by mít velmi dobré komunikační dovednosti, protože je spojkou v komunikaci mezi klientem a specialisty.
ORGANIZACE
Schopnost zajistit hladký chod projektu, multitasking a dobrý time management je nedílnou součástí řízení projektů.
KRITICKÉ MYŠLENÍ
Kritické myšlení a dobré vyhodnocení situace pomáhá předcházet problémům dřív, než nastanou.
SMYSL PRO HUMOR
Občas nastanou situace, nad kterýma zůstává rozum stát, ale projekťák s nadhledem se jim zasměje. A o tom to je, mít smysl pro humor a umět ho použít.
